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Appel d’offres — Refonte des sites Web : Institut de recherche en politiques publiques (IRPP)

Dans cet appel d’offres

Ce document présente notre vision de la refonte des trois sites Web sur navigateur et appareils mobiles associés à l’IRPP. Il comprend des informations générales sur notre organisation, nos critères de réussite du projet, la manière dont nous évaluerons les soumissionnaires et les technologies que nous souhaitons utiliser. Nous invitons les soumissionnaires à proposer des alternatives s’ils pensent qu’il existe une meilleure approche.

Survol

Les trois sites Web de l’IRPP, tant sur ordinateur que sur mobile, reposent actuellement sur un code personnalisé, des modules inutiles/contradictoires et une technologie obsolète. Cela crée des problèmes pour l’expérience utilisateur, notamment des temps de réponse lents, ainsi que pour la mise à jour et la maintenance en interne. L’objectif principal est de reconstruire tous les sites dans un thème/modèle WordPress standard avec la technologie la plus récente – ou un équivalent proposé par le soumissionnaire – afin de résoudre ces deux problèmes.

Les sites Web reconstruits doivent être capables de fournir rapidement des informations constamment mises à jour à nos publics clés. Nous devons également disposer d’un outil d’administration et de publication qui permette au personnel éditorial de publier et de mettre à jour facilement des articles, la page d’accueil et d’autres sections sans avoir à accéder directement au code source.

À propos de l’IRPP

L’Institut de recherche en politiques publiques est un groupe de réflexion canadien indépendant, bilingue et à but non lucratif qui a pour mission d’améliorer les politiques publiques en produisant des recherches et des analyses approfondies qui éclairent le débat sur les grands enjeux auxquels sont confrontés les Canadiens et leurs gouvernements. Il publie des travaux de recherche évalués par des pairs et organise des conférences, des tables rondes et des panels d’experts auxquels participent des parties prenantes, des universitaires, des décideurs politiques et le public. Le programme de recherche actuel de l’Institut est axé sur quatre thèmes : le fédéralisme canadien, le filet de sécurité sociale, le développement des compétences et l’apprentissage des adultes, et l’économie.

L’IRPP a été créé à la suite d’un engagement pris en 1968 par le gouvernement de Pierre Elliot Trudeau, alors premier ministre, de créer un institut « indépendant et autonome » de recherche sur les politiques publiques, dont les travaux seraient « mis à la disposition de tous les gouvernements ». L’Institut a finalement été créé en 1972 grâce à un fonds de dotation soutenu par les gouvernements fédéral et provinciaux ainsi que par le secteur privé. Aujourd’hui, l’IRPP abrite le Centre d’excellence sur la fédération canadienne et publie le magazine numérique Options politiques. En 2022, l’IRPP a fêté son 50e anniversaire.

Le projet

L’IRPP héberge trois sites Web en français et en anglais :

Le projet se déploiera en deux phases : la phase 1 est consacrée à la refonte de https://policyoptions.irpp.org/ et la phase 2 verra la refonte des deux autres sites.

Étendue du travail

L’objectif principal du projet est de créer des sites Web sur ordinateur et sur mobile rapides et conviviaux. De plus :

  • La solution optimale consistera à utiliser un thème/modèle WordPress standard pour les trois sites pour les pages d’accueil, les pages des sections ou les pages d’accueil des séries, et les pages d’articles, sans codage personnalisé ou avec un codage personnalisé minimal. Le soumissionnaire retenu devra proposer à l’IRPP un ou plusieurs thèmes WordPress répondants à l’étendue du travail à effectuer et aux exigences techniques. Le soumissionnaire retenu peut également proposer des alternatives à WordPress, sous réserve des deux conditions énoncées dans la section « Survol » plus haut. Nous préférons de loin qu’un seul thème/design soit utilisé pour les trois sites afin d’assurer la cohérence et d’indiquer la relation directe entre eux.
  • Il faut transférer automatiquement tout le contenu anglais et français existant dans notre système WordPress actuel. Compte tenu du volume – plus de 11 000 articles uniques avec photos et graphiques – et des difficultés habituelles associées à un tel processus, le soumissionnaire retenu devra avoir une grande expérience dans ce domaine, acquise lors de projets précédents, ainsi qu’une expérience des sites bilingues ou multilingues.
  • L’IRPP fournira une version révisée de la navigation sur l’ensemble du site, du format des sections et de la structure de l’URL, optimisée pour le référencement, qui sera mise en œuvre par le soumissionnaire retenu.
  • Un logiciel d’analytique amélioré, soit un tableau de bord d’analytique basé sur WordPress, soit un logiciel équivalent.
  • Une nouvelle fonctionnalité de recherche sur le site qui fournit des résultats de qualité à l’utilisateur en moins de cinq secondes, et de préférence en moins d’une seconde.
  • Les options de publicité payante doivent être prises en charge par le thème choisi.
  • Les trois sites sont désormais entièrement bilingues. Des versions française et anglaise de chacun d’entre eux seront nécessaires dans le cadre de la reconstruction. L’IRPP assurera la traduction au besoin.

Exigences techniques

  • Notre solution préférée – recommandée dans les audits de nos sites – est que les trois sites Web soient hébergés sur le réseau avancé de WPEngine avec Cloudflare en tête, un meilleur système de cache périphérique et PHP 8+. Les soumissionnaires peuvent proposer des solutions comparables ou meilleures.
  • Les trois sites respecteront les dernières normes de codage et d’accessibilité en vigueur dans l’industrie.
  • Les audits de nos sites ont recommandé que les futures mises à jour après la refonte se fassent via la fonction d’éditeur Gutenberg de WordPress. Les soumissionnaires peuvent proposer des alternatives.
  • L’utilisation de modules doit être réduite au minimum et ceux-ci doivent être mis à jour automatiquement dans la mesure du possible.
  • Le temps de réponse pour un utilisateur qui clique sur n’importe quel contenu de n’importe quelle page de l’un des trois sites Web doit être inférieur à cinq secondes et, de préférence, inférieur à une seconde.
  • L’interface administrative doit également répondre aux demandes en moins de cinq secondes et, de préférence, en moins d’une seconde.
  • Le fournisseur retenu fournira des tests complets, en consultation avec les gestionnaires de projet de l’IRPP tout au long du processus, et formera le personnel éditorial et technique de l’IRPP à l’issue du processus.
  • Une fois le projet achevé, l’IRPP assumera l’entière responsabilité de la maintenance et de l’administration du site web et du contenu mobile. L’ensemble du contenu, du codage et des graphiques deviendra la propriété exclusive de l’IRPP.

Échéancier proposé (à préciser en coopération avec le soumissionnaire retenu)

Dates limites pour l’appel d’offres :

  • Jusqu’à la mi-mai : questions des soumissionnaires et réponses de l’IRPP
  • Mi-mai à la fin du mois de mai : évaluation des soumissionnaires par l’IRPP
  • 1er juin : annonce du soumissionnaire retenu

Échéancier pour la refonte :

  • Mi-juin : signature du contrat et début de la refonte
  • Mi-juin à la fête du Travail : prélancement de la refonte
  • Fête du Travail à la mi-septembre : Tests finaux
  • Mi-septembre : Annonce officielle et lancement du site d’Options politiques
  • Mi-septembre à la mi-novembre : Complétion du travail sur les autres sites Web

Processus d’évaluation

Les propositions seront examinées par l’équipe de direction de l’IRPP et les chefs de projet sur la base de l’expérience, des capacités, des références et des prix des soumissionnaires. Les critères précis incluent les suivants :

  • Dressez la liste des sites Web, avec leur URL, que votre entreprise a produits et qui reflètent le mieux vos travaux antérieurs et leur pertinence par rapport à ce projet. Indiquez brièvement le rôle joué par votre entreprise dans chaque projet.
  • Décrivez votre expérience dans la production de sites pour des projets à but non lucratif et/ou axés sur la communauté.
  • Fournissez au moins trois références d’anciens clients ou de clients actuels.
  • Décrivez la fréquence à laquelle vos projets énumérés ci-dessus ont été achevés dans les délais et le budget impartis.
  • Décrivez votre approche de développement de sites Web (de préférence sous forme de diagramme de Gantt) en indiquant les étapes que vous suivriez pour mener à bien ce projet.
  • Fournissez un profil de l’entreprise, des détails sur le responsable et/ou l’équipe affectés au projet, l’ancienneté de l’entreprise et les compétences de base.
  • Votre entreprise a-t-elle prévu des introductions en bourse, des fusions ou des acquisitions qui pourraient avoir une incidence sur ce projet ?
  • Votre entreprise a-t-elle des partenariats contractuels avec des fournisseurs de matériel ou de logiciels qui pourraient avoir une incidence sur ce projet ?
  • Décrivez votre plan de test pour les différentes étapes de ce projet et la manière dont les gestionnaires de projet et l’équipe de l’IRPP seront impliqués.
  • Présentez un calendrier raisonnable pour l’achèvement de ce projet, tant pour la phase 1 (le site d’Options politiques) que pour la phase 2 (les deux autres sites de l’IRPP). Le calendrier sera un élément clé du processus d’évaluation de l’IRPP et du contrat éventuel.

(Les deux derniers critères peuvent être couverts dans votre diagramme de Gantt.)

Soumettre sa proposition

Toutes les soumissions doivent être envoyées à l’IRPP au plus tard le 15 mai 2024.

Nous préférons recevoir les soumissions par voie électronique à l’adresse : cdesjardins@nullirpp.org.

L’IRPP s’engage à fournir toutes les informations nécessaires à la réalisation de ce projet. Des informations complémentaires sont disponibles sur le site de l’IRPP. Pour plus de détails sur l’organisation, veuillez consulter les rapports récents du conseil d’administration de l’IRPP.